Koniec projektu i co dalej? Obowiązki beneficjentów po realizacji przedsięwzięcia | Co do zasady

Dla wielu przedsiębiorców zakończenie projektu i wypłata dofinansowania oznaczają symboliczne zamknięcie procesu pozyskania dofinansowania. W praktyce jednak koniec projektu nie oznacza końca relacji z instytucją finansującą. Część obowiązków trwa bowiem jeszcze po zrealizowaniu projektu, przez cały okres trwałości, a także po jego upływie. Znaczenie tych obowiązków najczęściej ujawnia się dopiero podczas kontroli, audytu, reorganizacji przedsiębiorstwa lub transakcji M&A, kiedy okazuje się, że projekt – choć formalnie zakończony – nadal musi być zgodny z zawartą umową.

Zwłaszcza w transakcjach M&A, realizowanych kilka lat po przyznaniu dofinansowania, przedsiębiorcy często nie dysponują już pełną dokumentacją projektową albo nie są świadomi, że określone zobowiązania nadal obowiązują. Dzieje się tak w szczególności dlatego, że osoby odpowiedzialne za prowadzenie projektu nie pracują już w organizacji, dokumentacja została przekazana do zewnętrznego archiwum, a wiedza o warunkach dofinansowania uległa rozproszeniu. Tym istotniejsza jest świadomość, że po zakończeniu projektu beneficjent musi realizować niektóre obowiązki jeszcze przez kilka lat.

Czym jest okres trwałości projektu?

Okres trwałości projektu wynika z przepisów unijnych. Jest to czas, w którym beneficjent jest zobowiązany zachować rezultaty projektu oraz utrzymywać inwestycję zgodnie z warunkami przyznanego dofinansowania. Co do zasady okres trwałości wynosi 5 lat (dla dużych przedsiębiorców) lub 3 lata (w przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorstw) od zakończenia realizacji projektu.

Naruszeniem trwałości projektu jest:

• zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar objęty wsparciem,
• zmiana charakteru lub celów projektu,
• zbycie składników majątku w sposób niezgodny z warunkami dofinansowania,
• dokonanie zmian skutkujących uzyskaniem przez przedsiębiorcę nienależnych korzyści.

W tym czasie beneficjent ma więc ograniczone możliwości rozporządzania aktywami, które zostały dofinansowane, oraz dokonywania zmian organizacyjnych w swojej strukturze. Naruszenie okresu trwałości może bowiem oznaczać konieczność zwrotu otrzymanego dofinansowania.

Nie oznacza to jednak, że wraz z upływem okresu trwałości przedsiębiorca może definitywnie „zamknąć teczkę projektu”.

Koniec okresu trwałości a inne obowiązki wynikające z umowy

Przedsiębiorcy często utożsamiają zakończenie okresu trwałości z możliwością definitywnego zamknięcia projektu. Jest to jedno z najczęstszych nieporozumień spotykanych podczas audytów i kontroli instytucji.

Tymczasem umowy o dofinansowanie przewidują obowiązki, które należy zrealizować także po zakończeniu okresu trwałości. Dotyczą one chociażby archiwizacji dokumentacji, obowiązków informacyjnych wobec instytucji czy zapewnienia możliwości przeprowadzenia kontroli. Zakres tych zobowiązań zależy od programu, w ramach którego udzielono wsparcia, oraz od treści konkretnej umowy o dofinansowanie.

Szczególne znaczenie ma obowiązek przechowywania dokumentacji projektowej. Okres ten wynosi co do zasady 10 lat od zakończenia realizacji projektu lub od dnia udzielenia pomocy publicznej, a więc istotnie wykracza poza okres trwałości inwestycji.

Przykłady obowiązków beneficjenta po upływie trwałości

Zakres obowiązków po zakończeniu okresu trwałości zależy przede wszystkim od programu, w ramach którego udzielono wsparcia, oraz postanowień umowy o dofinansowanie. Najczęściej dotyczą one następujących obszarów:

• Archiwizacja dokumentacji projektowej – beneficjent powinien przechowywać dokumentację przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie lub właściwych przepisach.
• Obowiązki sprawozdawcze – w szczególności złożenie ostatniego Oświadczenia o zachowaniu trwałości projektu oraz Informacji o efektach społeczno-gospodarczych wdrożenia projektu, jeżeli obowiązek ich złożenia wynika z dokumentacji programu (m.in. FENG i POIR).
• Zapewnienie możliwości przeprowadzenia kontroli – obowiązek udostępnienia dokumentacji na potrzeby ewentualnych kontroli lub audytów prowadzonych przez uprawnione instytucje.
• Obowiązki informacyjne – obowiązek informowania instytucji finansującej o określonych zmianach, w szczególności dotyczących miejsca przechowywania dokumentacji lub następstwa prawnego beneficjenta.
• Zwolnienie zabezpieczeń – które następuje zazwyczaj dopiero na wniosek beneficjenta, nawet jeżeli okres trwałości już upłynął.

Co warto zrobić po zakończeniu projektu?

Po upływie okresu trwałości warto przeprowadzić swoisty „przegląd projektu” i odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

• czy wszystkie dotychczasowe obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie zostały wykonane,
• do kiedy należy przechowywać dokumentację projektową,
• gdzie znajduje się dokumentacja i kto w organizacji odpowiada za jej archiwizację,
• jakie obowiązki spoczywają na beneficjencie niezależnie od zakończenia projektu.

Dlatego po zakończeniu projektu warto upewnić się, że przedsiębiorstwo ma nie tylko komplet dokumentacji, ale również wiedzę o tym, jakie obowiązki nadal na nim ciążą. Bieżące monitorowanie projektu oraz świadomość tych obowiązków pozwalają bowiem zapewnić prawidłowy przebieg projektu w jego końcowym etapie.

Maria Rudzińska, adwokat, Marta Grodzki, praktyka ochrony konkurencji i konsumentów oraz praktyka pomocy publicznej i regulacji rynku wewnętrznego UE kancelarii Wardyński i Wspólnicy